A política de qualidade das informações: os nove elementos mínimos do art. 3º

Documento único, segregado e atualizado

A Resolução Conjunta nº 18/2025 não pede um capítulo dentro da política de gestão de riscos nem um anexo do manual de reporte. O art. 8º é explícito: a política de qualidade das informações prestadas deve ser mantida documentada e atualizada em documento único e segregado das demais políticas institucionais.

É um tema que se conecta diretamente ao trabalho de revisão de controles internos e governança.

Essa exigência formal tem consequência prática. Um documento segregado é um documento com ciclo próprio de aprovação, versionamento próprio e prazo próprio de guarda. O art. 11 exige manter a documentação à disposição do Banco Central por, no mínimo, cinco anos, contados a partir do fim da vigência de cada versão da política. Quem trata a política como seção de outro manual perde o controle da contagem.

Os nove elementos do art. 3º

A MERC atende essa demanda por meio de adequação à Resolução Conjunta nº 18/2025.

O art. 3º estabelece o conteúdo mínimo. São nove incisos, e a palavra que abre o dispositivo é decisiva:no mínimo. A instituição pode ir além, nunca aquém.

• Governança robusta.Atribuições e responsabilidades das áreas envolvidas, inclusive da alta administração, e recursos materiais e humanos suficientes, adequados e com a especialização necessária.

• Arquitetura de dados e TI.Infraestrutura adequada à produção e à verificação, com cumprimento das exigências mesmo em crise, validação prévia e detecção tempestiva de erros, e uso de ferramentas automatizadas e integradas.

• Documentação ponta a ponta.Descrição dos procedimentos em ordem cronológica, listagem das áreas por fase, dicionário de dados, medidas para atender às dimensões e garantia de que a informação seja auditável, com trilhas de verificação.

• Disseminação do conhecimento.Mecanismos de difusão da política e responsabilização em todos os níveis do processo.

• Validação e monitoramento contínuos.Testes de qualidade prévios ao fornecimento, inclusive os definidos pelo Banco Central, com revisões e reconciliações entre o dado reportado e os sistemas internos, e relatório semestral consolidado.

• Medidas saneadoras.Prazo para os diretores responsáveis solucionarem irregularidades e impropriedades, e plano de ação ao conselho quando o prazo não for cumprido.

• Avaliação pela auditoria interna.A política deve ser avaliada periodicamente pela auditoria interna da instituição.

• Revisão periódica.Revisão da política com implementação das melhorias necessárias.

• Alinhamento institucional.Coerência com as demais políticas institucionais relevantes, para dar efetividade aos processos de governança e de reporte.

Um índice que resiste à leitura do supervisor

A política costuma falhar não por ausência de conteúdo, mas por dispersão: o conteúdo existe, espalhado em outros documentos, e o leitor não consegue mapear cada exigência da norma ao texto. A estrutura abaixo mantém a rastreabilidade entre o inciso e a seção.

• Objetivo e abrangência:definição de qualidade da informação com as doze dimensões do art. 2º, § 2º, e o universo alcançado, incluindo dados quantitativos e qualitativos, documentos e relatórios prestados por exigência legal, regulamentar ou demanda específica.

• Governança e responsabilidades:competências indelegáveis do conselho e da diretoria, identificação do diretor designado perante o Banco Central, papéis das áreas por fase do processo e recursos alocados.

• Arquitetura de dados e TI:descrição da infraestrutura de produção e verificação, instrumentos de validação prévia, mecanismos de detecção e resolução de erros e uso de ferramentas automatizadas e integradas.

• Documentação e dicionário de dados:procedimentos em ordem cronológica, áreas envolvidas por fase, dicionário de dados com conteúdo, estrutura e formato, e o padrão de trilha que torna a informação auditável.

• Testes e monitoramento:catálogo de testes prévios ao envio, revisões e reconciliações contra os sistemas internos, indicadores de acompanhamento e o rito do relatório semestral.

• Irregularidades e medidas saneadoras:classificação, prazo de solução pelos diretores responsáveis e plano de ação ao conselho quando o prazo não for cumprido.

• Avaliação e revisão:periodicidade da avaliação pela auditoria interna, rito de revisão da política e registro das melhorias implementadas.

• Alinhamento institucional:interfaces com as demais políticas relevantes, para evitar contradição entre normativos internos.

• Guarda e versionamento:regra de retenção de cinco anos por versão, local do acervo e responsável pela custódia.

O dicionário de dados é o item que mais atrasa o cronograma

O art. 3º, inciso III, alínea c, exige a manutenção de dicionário de dados com a descrição do conteúdo, da estrutura e do formato da base ou do conjunto de dados. É a entrega mais subestimada do programa e a que mais consome tempo, porque depende de conhecimento distribuído entre negócio, TI e reporte.

Um dicionário útil vai além da lista de campos. Ele registra, para cada elemento: a definição de negócio, a origem, a regra de transformação, a criticidade para o reporte e o responsável pela definição. Sem esses cinco atributos, o dicionário não sustenta a rastreabilidade exigida pela dimensão correspondente.

Disseminação não é anexo.O inciso IV exige mecanismos de disseminação do conhecimento da política, com responsabilização em todos os níveis do processo. Publicar o documento na intranet não cumpre o inciso. O que cumpre é o plano de capacitação por área, o registro de participação e a incorporação do tema aos ritos de avaliação e de responsabilização.

O erro de origem: escrever a política antes de conhecer o universo

A ordem que funciona é o inverso da intuitiva. Primeiro, o inventário de tudo o que a instituição presta ao Banco Central, por qual sistema, em qual prazo e sob responsabilidade de quem. Depois, o diagnóstico das lacunas contra as doze dimensões. Só então a política, que passa a descrever um processo real, e não um processo desejado.

Política escrita antes do inventário produz um documento genérico, que a auditoria interna reprova na primeira avaliação e que o Banco Central pode considerar inadequado, hipótese em que o art. 10, inciso VIII, autoriza determinar ajustes.

Como a MERC pode ajudar

A MERC é firma de auditoria independente registrada na CVM, especializada em mercado financeiro, e estrutura programas de qualidade das informações da política à evidência: inventário regulatório, diagnóstico por dimensão, redação da política, dicionário de dados, desenho dos testes e implantação do relatório semestral. Como firma de auditoria, também realizamos a avaliação independente da política, observada a análise de independência de cada contratação. Detalhamos o programa completo em rc18.mercgroup.com.br e a equipe atende pelo canal de contato.

Para aprofundar, conheça o serviço de auditoria independente da MERC.

Perguntas frequentes

A política pode ser um capítulo da política de riscos?

Não. O art. 8º exige documento único e segregado das demais políticas institucionais.

Com que frequência a política precisa ser aprovada?

O art. 4º, inciso I, alínea a, atribui ao conselho de administração aprovar e revisar a política com periodicidade mínima anual ou sempre que houver modificação.

E se a instituição não tiver conselho de administração?

O art. 6º determina que as atribuições e competências previstas na Resolução sejam imputadas à diretoria.

Por quanto tempo guardar a documentação?

No mínimo cinco anos, conforme o art. 11, contados, no caso da política, a partir do fim da vigência de cada versão.

Este material trata de alguma instituição específica?

Não. O conteúdo descreve a mecânica da Resolução Conjunta 18/2025 de forma genérica, sem referência a instituição nominal ou situação real particular.