Compliance, rotina e governança fiscal

Revisão cadastral e integridade de dados fiscais

Correção da base que alimenta a apuração: itens, parceiros, estabelecimentos e parâmetros fiscais configurados no sistema de gestão.

Quase todo erro fiscal recorrente nasce no cadastro. Item com classificação fiscal errada, parceiro com regime tributário desatualizado, estabelecimento com inscrição incorreta e parâmetro de operação mal configurado produzem apuração errada de forma sistemática, mês após mês, sem que ninguém perceba. A revisão cadastral corrige a origem do problema. Examina a base de produtos e serviços, os dados de clientes e fornecedores, os cadastros da própria empresa perante os fiscos e as regras configuradas no sistema de gestão. Confere ainda a consistência entre o que consta nos cadastros públicos e o que a empresa usa internamente, ponto que voltou ao centro das atenções com as mudanças recentes no CNPJ.

A exigência aqui é dupla. De um lado, a classificação fiscal precisa corresponder ao produto real, com descrição, composição e destinação compatíveis, porque a defesa de uma classificação depende exatamente dessa descrição. De outro, o dado cadastral precisa estar íntegro nos sistemas do Fisco, já que inconsistência de quadro societário, endereço ou atividade pode levar à suspensão do cadastro, com efeito imediato na emissão de documento fiscal e em contratos vigentes. Existem também mudanças estruturais no formato e na validação do CNPJ, que exigem teste de sistemas e de cadastros antes da virada. Base cadastral suja inviabiliza qualquer projeto de crédito.

A MERC trata cadastro como base de dados, e não como tarefa administrativa. Extrai a base completa, aplica testes de consistência em massa e identifica duplicidade, campo obrigatório vazio, classificação incompatível com a descrição e parâmetro divergente entre estabelecimentos. Prioriza a correção pelo efeito fiscal, começando pelos itens de maior movimentação. Depois define a regra de manutenção: quem cria cadastro, quem aprova e qual conferência acontece antes do primeiro uso. Sem essa etapa, a base volta ao estado anterior em poucos meses. A firma não altera classificação fiscal apenas porque o resultado fica mais favorável, pois a mudança exige fundamento técnico e registro do critério adotado.

O que examinamos

• Classificação fiscal frente à descrição real do item
• Regime tributário de clientes e fornecedores
• Inscrições e dados cadastrais perante os fiscos
• Parâmetros fiscais configurados no sistema de gestão
• Duplicidades e campos críticos em branco
• Regra de criação e aprovação de novos cadastros

Norma aplicável

A integridade cadastral perante a Receita Federal é regida pelos atos que disciplinam o CNPJ, incluindo as instruções normativas sobre inconsistência e suspensão cadastral. A classificação de mercadorias segue as regras da nomenclatura adotada e as soluções de consulta aplicáveis ao produto.

Entregável

Base cadastral revisada, relação das correções aplicadas por criticidade e regra de manutenção definida com responsáveis nomeados.