Consultoria de controles internos e auditoria interna

Consultoria de políticas, procedimentos e alçadas

Também procurado como: Políticas, procedimentos e alçadas · políticas e procedimentos · matriz de alçadas · normativos internos

Normativos internos, matriz de alçadas e manuais de processo escritos para serem seguidos, com responsáveis claros, limites de aprovação definidos e coerência entre o papel e a prática.

A consultoria de políticas, procedimentos e alçadas estrutura o conjunto de normativos internos que diz quem pode fazer o quê, em que limite e com qual aprovação. É o serviço indicado para a empresa que cresceu e passou a depender de autorizações verbais, para a instituição que precisa responder a uma exigência de regulador ou de auditoria e para o grupo que fez uma aquisição e convive com regras diferentes em cada unidade. O problema que resolve é a distância entre a regra e a prática. Sem matriz de alçadas, as decisões sobem ou descem de nível conforme a pessoa disponível. Sem manual de processo, cada analista executa a tarefa do seu jeito. Sem hierarquia de normativos, políticas se contradizem e ninguém sabe qual versão vale.

O primeiro ponto técnico é a hierarquia documental: política aprovada pelo conselho ou pela diretoria, norma que detalha a política, procedimento que descreve a execução e manual operacional. Cada nível tem dono, periodicidade de revisão e controle de versão. O segundo ponto é a matriz de alçadas, que precisa cobrir compras, pagamentos, contratos, crédito, investimentos, pessoal e lançamentos manuais, com limites por valor e por natureza da operação. O terceiro é a coerência com os sistemas: a alçada escrita tem de estar parametrizada no ERP. Os erros mais comuns são copiar modelos genéricos, escrever políticas que ninguém lê, criar alçadas que concentram aprovação e execução na mesma pessoa e deixar documentos sem data, sem aprovação formal e sem revisão.

A MERC começa pelo inventário dos normativos existentes e pela entrevista com os gestores que de fato aprovam as operações. Mapeia as decisões relevantes, compara o que está escrito com o que o sistema permite e aponta conflitos, lacunas e concentrações de poder. Em seguida, propõe a arquitetura documental, redige ou revisa políticas, normas e procedimentos e desenha a matriz de alçadas com limites e substitutos definidos. Os manuais de processo saem com fluxograma, responsáveis e pontos de controle identificados. A aprovação dos documentos é da administração, que decide limites e responsabilidades. Quando há relação de auditoria com o cliente, a MERC avalia o impedimento antes de qualquer proposta e não assume o trabalho se a independência ficar comprometida.

O que examinamos

• Hierarquia documental entre políticas, normas e procedimentos
• Matriz de alçadas por valor e natureza
• Parametrização das alçadas no sistema de gestão
• Segregação entre quem aprova e quem executa
• Controle de versão, aprovação formal e revisão periódica
• Manuais de processo com pontos de controle

Norma aplicável

COSO Internal Control, Integrated Framework (2013), em especial os princípios sobre estrutura, autoridade e responsabilidade e sobre políticas e procedimentos. Em instituições autorizadas pelo Banco Central, a Resolução CMN 4.968/2021 trata dos sistemas de controles internos.

Entregável

Arquitetura de normativos, políticas e procedimentos revisados, matriz de alçadas e manuais de processo prontos para aprovação da administração.