Governança corporativa

Secretaria de governança

Estruturação da rotina societária: calendário, convocação, material prévio, ata que sustenta a decisão e guarda organizada dos registros.

Secretaria de governança é a função que faz o ciclo societário acontecer no prazo e com registro válido. Cobre calendário anual de assembleias e reuniões, convocação na forma exigida, montagem e distribuição do material prévio, condução formal da sessão, redação da ata, coleta de assinaturas, registro nos livros, arquivamento nos órgãos competentes e guarda dos documentos. Inclui o controle de pendências entre reuniões e o histórico de deliberações consultável por assunto. Resolve fragilidade que aparece em toda diligência: as decisões existem, mas o rastro é frágil, a ata registra só o resultado, o material prévio não foi guardado e o livro societário está desatualizado há exercícios.

A Lei 6.404 exige livros societários e disciplina convocação, instalação, quórum e lavratura de atas, e a assembleia realizada fora dessas formalidades fica sujeita a questionamento. O registro público de empresas mercantis segue a Lei 8.934, com arquivamento dos atos societários na junta comercial, hoje em meio digital e com assinatura eletrônica. Companhia aberta observa ainda a regulamentação da CVM sobre assembleias e a divulgação dos documentos correspondentes, conferir a norma aplicável ao seu registro. Ata que descreve apenas o resultado da votação não sustenta o dever de diligência: o registro precisa mostrar qual informação estava disponível e qual alternativa foi considerada pelo colegiado.

A MERC diagnostica o ciclo societário dos últimos exercícios, identifica atas faltantes, livros desatualizados e arquivamentos pendentes, e organiza a regularização por ordem de risco. Depois implanta a rotina: calendário com prazos legais e estatutários, modelos de convocação, pauta e ata que registram análise, repositório único com controle de versão e de acesso, e controle de pendências com responsável. Treina o time interno para manter a rotina sem depender da firma. Entrega o acervo regularizado, o manual de processo e o calendário do exercício seguinte. Quando a regularização exige decisão sobre ato passado com efeito perante terceiros, a firma documenta a situação e encaminha ao advogado do cliente, sem emitir parecer jurídico.

O que examinamos

• Livros societários, atas e arquivamentos pendentes
• Convocação e quórum conforme estatuto e lei
• Material prévio distribuído antes da deliberação
• Ata que registra análise e alternativas consideradas
• Repositório único com controle de versão e acesso
• Controle de pendências entre reuniões

Norma aplicável

Lei 6.404 quanto a livros societários, convocação, quórum e lavratura de atas, e Lei 8.934 quanto ao registro público de empresas mercantis e ao arquivamento dos atos societários. Companhia aberta observa também a regulamentação da CVM sobre assembleias e a divulgação dos documentos correspondentes, conferir a norma aplicável.

Entregável

Acervo societário regularizado, manual da rotina de secretaria e calendário do exercício seguinte com prazos e responsáveis.