Consultoria de negócios e gestão financeira

Consultoria de processos e eficiência operacional

Também procurado como: Processos e eficiência operacional · processos · eficiência operacional · redesenho de processos

Processos financeiros e operacionais redesenhados para eliminar retrabalho e perda, com controles embutidos no fluxo, de modo que a eficiência cresça sem abrir espaço para erro ou fraude.

A consultoria de processos e eficiência operacional revisa como o trabalho é feito nas áreas que mais afetam o resultado e o número contábil: compras, contas a pagar, faturamento, contas a receber, estoque, tesouraria e fechamento. O serviço atende empresas que cresceram mais rápido do que seus processos, que convivem com retrabalho, aprovações lentas e conciliações manuais, ou que vão trocar de sistema e querem redesenhar antes de automatizar. Atende também instituições financeiras com operações de retaguarda pesadas. O problema que resolve tem dois lados. De um lado, custo e tempo perdidos em tarefas que não agregam. Do outro, falhas de controle que nascem justamente do improviso. O olhar de firma de auditoria garante que o processo fique mais enxuto sem perder segregação, alçada e evidência.

O ponto técnico que mais pesa é mapear o processo como ele acontece, e não como o manual descreve. A diferença entre os dois costuma revelar planilhas paralelas, aprovações informais e etapas duplicadas. O segundo ponto é medir antes de mudar: tempo de ciclo, volume, retrabalho e pontos de espera, levantados a partir do próprio sistema sempre que possível. O terceiro é o desenho do controle. Eficiência que remove uma aprovação sem colocar nada no lugar troca custo por risco. Os erros mais comuns são automatizar um processo ruim, concentrar funções incompatíveis em uma pessoa para ganhar agilidade, cortar etapa de conferência sem controle compensatório e implantar melhoria sem indicador que mostre se ela se sustentou depois que a equipe de projeto saiu de cena.

A MERC começa pela escolha dos processos com maior impacto em custo, prazo e risco. Mapeia cada um com as pessoas que o executam, cruza com os dados do sistema e identifica desperdícios, gargalos e falhas de controle. Em seguida, desenha o processo futuro com os controles embutidos no fluxo, define alçadas e segregação de funções, aponta o que pode ser automatizado e estabelece os indicadores de acompanhamento. A implantação é acompanhada até a nova rotina estar estável e documentada. As escolhas de estrutura e de pessoal cabem à administração. Em empresa auditada pela MERC, a firma não aceita redesenho de processo que envolva decisão de gestão ou desenho de controle sobre o qual depois emitiria opinião, e verifica o impedimento antes de qualquer aceite.

O que examinamos

• Mapeamento do processo real frente ao processo descrito
• Tempo de ciclo, retrabalho e pontos de espera
• Segregação de funções e alçadas de aprovação
• Controles embutidos no fluxo e controles compensatórios
• Oportunidades de automação depois do redesenho
• Indicadores para medir a sustentação da melhoria

Norma aplicável

Não há norma específica para eficiência de processos. A MERC usa como referência técnica o COSO Internal Control, Integrated Framework (2013) para o desenho dos controles e o Modelo das Três Linhas do IIA para a definição de papéis e responsabilidades.

Entregável

Mapa dos processos atual e futuro, matriz de riscos e controles, plano de implantação priorizado e indicadores de acompanhamento.