Regulatório e supervisão

Documentos e informes regulatórios

Organização dos documentos e informes periódicos devidos ao regulador, com controle de prazo, aprovação e evidência de origem do dado.

Instituição regulada entrega documentos periódicos ao supervisor durante todo o ano. São demonstrativos contábeis, documentos de limites operacionais, informes de risco, relatórios de auditoria interna, relatórios de ouvidoria, informações cadastrais de administradores e relatórios temáticos, cada um com periodicidade e responsável próprios. O conjunto forma o retrato que o regulador tem da instituição. A primeira tarefa é ter o calendário completo: qual documento, qual base, qual prazo, quem prepara, quem revisa, quem aprova e onde fica a evidência. Instituição que descobre uma obrigação porque recebeu um ofício já perdeu a primeira discussão, e a conversa passa a ser sobre controle interno.

A falha raramente é esquecer o envio. É enviar informação que não se sustenta. O informe é montado em planilha que puxa dado de várias fontes, alguém ajusta manualmente para fechar, e ninguém guarda a versão enviada com a memória de cálculo. Quando o supervisor pede a reconstituição meses depois, a instituição não reproduz o número. Retificação frequente também é sinal lido pela supervisão, porque indica processo instável. O segundo ponto é a aprovação. Vários informes exigem manifestação de diretor designado ou de comitê, e a aprovação formal precisa existir antes do envio, com registro, não como formalidade posterior.

A MERC monta o inventário de obrigações por órgão e por documento, e transforma cada entrega em processo com dono, base de dados definida, memória de cálculo arquivada e aprovação registrada. Testa uma amostra de informes já enviados tentando reproduzir o número a partir do sistema de origem, que é o teste que a supervisão faz. Onde a reprodução falha, o trabalho vira correção de processo e não apenas correção do arquivo. A firma não assume a execução recorrente do envio como se fosse da instituição. A responsabilidade regulatória é do administrador designado, e o trabalho é construir o controle que sustenta a assinatura dele.

O que examinamos

• Inventário de obrigações por órgão e periodicidade
• Dono, prazo e fluxo de aprovação de cada informe
• Memória de cálculo e versão enviada arquivadas
• Reprodução do número a partir do sistema de origem
• Histórico de retificações e suas causas
• Manifestação formal de diretor ou comitê

Norma aplicável

As obrigações de remessa periódica decorrem das normas do Banco Central sobre documentos e informes das instituições autorizadas, e, conforme o setor, das normas da CVM, da SUSEP e da ANS sobre informação periódica e eventual.

Entregável

Calendário regulatório completo com donos e evidências exigidas, mais relatório de teste de reprodutibilidade dos informes e plano de correção de processo.